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Bestandserhebung wurde erweitert

06.12.21

Die Bestandserhebung 2.1

Die Bestandserhebung wird benutzt um die Adress-Daten, die Gemeinnützigkeit, die Daten der handelnden Personen sowie die Informationen, welche Sportarten in den jeweiligen Vereinen von wie vielen Personen aus welchem Geburtsjahr betrieben werden zu verwalten. Hierzu können die Vereine über das komplette Jahr hinweg die Stammdaten pflegen und während der Phase der Bestandserhebung die betriebenen Sportarten aktualisieren, bzw. aus ihren Vereins-Verwaltungsprogrammen exportieren und dann in die Bestandserhebung zu importieren. Die Stamm-Daten können entweder durch den Verein selber oder durch den Kreisverband für alle seine Vereine mit Hilfe einer CSV-Datei (Export z.B. aus der Sparkassen Vereinsverwaltung) durchgeführt werden.

Die neue Bestandserhebung besteht aus den Stammdaten, der Statistik sowie der Mitgliederliste. 

Um den einzelnen Vereinen das Leben zu erleichtern, können über eine Mitgliederliste auch die Vereine ihre Mitglieder selber pflegen. Hier wird aber aus Gründen des Datenschutzes nur der Name (Vor- und Zuname), das Geburtsjahr sowie die jeweils betriebenen Sportarten des Mitgliedes erfasst. Während der Bestandserhebung kann der Verein dann mit einem Mausklick alle relevanten Daten in die Bestandserhebung laden und ist binnen Sekunden fertig. 

In der eigentlichen Bestandserhebung erfassen wir neben der Anschrift auch alle Kontaktdaten zu jedem Verein. Zusätzlich können Sie erfassen, ob dieser Verein gedruckte Exemplare der Verbandszeitschrift erhält und auch wieviele. Es gibt einen eigenen Bereich, der für die Bearbeitung der Gemeinnützigkeit genutzt wird, bis hin zum Upload des entsprechenden Steuerbescheides. Abschliessend können auch alle Funktionsträger (Geschäftsführer, Schatzmeister, Vorstand, Präsident, Fachwarte und Sportwarte erfasst werden. Auch eigene Titel können vom System verwaltet werden. 

Über ein Statistik-Modul können alle erdenklichen Abfragen gegen die Stamm- oder / und Bestandsdaten geführt werden. Z.B. kann man sich alle Fachwarte für den Bereich Badminton anzeigen lassen und aus diesen direkt eine Verteilerliste erzeugen, die im integrierten Newsletter Tool für den Versand genutzt werden kann. Weitere Auswertungen (Graphiken) nach der Anzahl der Mitgliederentwicklung über die letzten Jahre, welche Sportarten im Verein betrieben werden, etc. sind natürlich möglich; auf Vereinsebene sieht man nur die Daten des jeweiligen Vereins, als Kreisverband sieht man alle Daten seiner Vereine und als Verband sehe ich die o.g. Grafiken über alle meine Mitglieder.

Während der ersten Schulungen entstand der Wunsch bei den Benutzern die Mitgliederliste noch um einige Punkt zu erweitern:

  • Export-Funktionalität der Mitgliederliste in Form einer Excel-Datei. 
  • Import-Funktion einer Excel-Datei in die Mitgliederliste.
  • Export-Funktion der aktuellen Bestandsdaten in Form einer Excel-Liste mit gleichzeitigem Import in die Mitgliederliste.
  • Neben dem kompletten Handbuch gibt es auch innerhalb der Apps entsprechende Handbücher.

Alle aufgeführten Punkte sind bereits implementiert!

Datenschutz - Einwilligungen

29.11.21

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn die betroffene Person eingewilligt hat. Anforderungen an die Erklärung der Einwilligung im Detail ergeben sich aus Art. 7 DSGVO, Erwägungsgrund 32, 42 und 43 sowie für die Erklärung der Einwilligung durch Kinder im Zusammenhang mit Diensten der Informationsgesellschaft aus Art. 8 DSGVO.

Eine Einwilligung muss freiwillig erklärt werden, auf einer informierten Entscheidung der betroffenen Person beruhen und eindeutig erklärt werden (vgl. Erwägungsgrund 32). Nach der DSGVO muss die Einwilligung jedoch nicht mehr regelmäßig schriftlich erklärt werden. Vielmehr stehen die schriftlich, mündlich, elektronisch oder in anderer Form erklärte Einwilligung gleichberechtigt nebeneinander (vgl. Erwägungsgrund 32). Auch die konkludente Erklärung der Einwilligung ist daher möglich. Voraussetzung insbesondere einer konkludenten Einwilligung ist jedoch, dass die betroffene Person sich aktiv erklärt. Schweigen – oder im Online-Kontext – vorangekreuzte Checkboxen sind keine Erklärung im Sinn des Art. 8 DSGVO und damit keine Einwilligungserklärung.

Der Verantwortliche trägt für die Erklärung der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO die Beweislast. Es ist daher sinnvoll, Einwilligungserklärungen schriftlich oder elektronisch einzuholen und jedenfalls für die Dauer darauf gestützter Datenverarbeitungen zu dokumentieren. In Art 7 Abs. 3 DSGVO, ist ausdrücklich geregelt, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. 

Gemäß der neuen Regelung in Art. 8 Abs. 1 DSGVO sind Kinder bei der Nutzung von „Diensten der Informationsgesellschaft“ mit 16 Jahren einwilligungsfähig. Die Einwilligung jüngerer Kinder ist nur mit Zustimmung der Eltern wirksam. Dienst der Informationsgesellschaft sind gemäß Art. 4 Nr. 25 DSGVO i.V.m. Art. 1 Nr. 1 b der Richtlinie über ein Informationsverfahren auf dem Gebiet der technischen Vorschriften und der Vorschriften für die Dienste der Informationsgesellschaft „in der Regel gegen Entgelt elektronisch im Fernabsatz und auf individuellen Abruf eines Empfängers erbrachte Dienstleistung“, wie z.B. in App Käufe oder andere (mobile) Mehrwertdienste.

Datenschutz - Auftragsverarbeitung und Steuerberater

22.11.21

Das Verhältnis zwischen Mandant und Steuerberater stellt nach der herrschenden Meinung keine Auftragsverarbeitung dar. Soweit der Steuerberater klassische Steuerberatungstätigkeiten erbringt (Jahresabschlüsse, Steuerberatung, Lohnabrechnungen etc.) handelt er ausweislich §32 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz eigenverantwortlich und damit aufgrund gesetzlicher Vorgaben weisungsfrei. Hierbei handelt es sich regelmäßig um eine Funktionsübertragung. Die Begründung hierfür liegt darin, dass dem Steuerberater die zugrundeliegende Aufgabe übertragen wird und dafür eine Dienstleistung erbracht wird, die über eine weisungsabhängige, technische Dienstleistung hinausgeht. Das bedeutet, dass der Steuerberater kein Auftragnehmer i.S.d. Art. 28 ff. EU-DSGVO ist und (Steuerberatungs-) Verträge nicht angepasst werden müssen.

Auch wenn der Mandant mit einer Unternehmernummer auf dem System des Steuerberaters selber bucht liegt KEINE Auftragsverarbeitung vor.
Berufsrechtlich ist die Überlassung von Software und die Verschaffung der Möglichkeit, die Daten direkt in dem EDV-System des Beraters zu erfassen, nur im Rahmen eines bestehenden Auftrags- und Mandatsverhältnisses zulässig. Daher erfolgt die Verschaffung dieser Möglichkeiten im Rahmen der Tätigkeiten des Steuerberaters für seinen Mandanten. Diese Tätigkeiten stellen keine Auftragsverarbeitung dar.

Informationen rund um das Thema Datenschutz

15.11.21

Da wir uns auch um das Thema Datenschutz kümmern, bekommen wir häufig immer wieder die gleichen Fragen gestellt. Um die Antworten allen Lesern zukommen zu lassen haben wir uns entschlossen unsere Antworten in Form von kurzen Aufsätzen hier im News-Bereich zu veröffentlichen. Den Anfang macht die am häufigst gestellte Frage: "Wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?".

Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO ist ein Datenschutzbeauftragter unter bestimmten Bedingungen zu benennen.

Die Bedingungen sind:

  • die Kerntätigkeit des Unternehmens in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht welche eine regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich macht.
    Beispiele: 
    • Verarbeitung von Gesundheitsdaten in einem Krankenhaus
    • Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Werbezwecke durch Such-maschinen
    • Unternehmen deren Kerngeschäft der Handel mit personenbezogenen Daten ist (Daten als Ware) wie Auskunfteien oder Adresshändler
  • die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht.

    Kategorien nach Art. 9 Abs. 1
    • rassische und ethnische Herkunft
    • politische Meinungen
    • religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
    • Gewerkschaftszugehörigkeit
    • die Verarbeitung von genetischen Daten
    • biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person
    • Gesundheitsdaten
    • Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person

§38 BDSG (neu) Abs. 1

Ergänzend zu Artikel 37 Absatz 1 Buchstabe b und c der Verordnung (EU) 2016/679 benennt das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, soweit es in der Regel mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personen-bezogener Daten beschäftigt.

Trifft eine der o.g. Bedingungen zu so, ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Die Bestellung muss nicht mehr in Form einer Bestellungsurkunde erfolgen, sie muss jedoch beim LDI angezeigt werden.

Seiteninhalt in neuer Version

08.11.21

Seiteninhalte 8.0

Der gesamte Inhalt der Webseite wird hier verwaltet.
Standardmäßig erfolgt die Anzeige eines über Modul-Zuweisung zugewiesenen Moduls am Ende des Inhalts zu diesem Menüpunkt. Soll das Modul jedoch inmitten eines Inhalts erscheinen, dann kann dies mit dem Kommando [-MODUL-] an jeder beliebigen
Stelle im Inhalt erfolgen. Da über die Zuweisung nur 1 Modul pro Seite hinzugefügt werden kann gibt es mit dem Kommando 

[-MODUL:-][MODULNR,PARAMETER1,optionaler Parameter2]

die Möglichkeit, ein Modul entweder innerhalb der News oder innerhalb eines beliebigen Inhalts hinzuzufügen.

Ausserdem verwaltet dieses Modul die mögliche linke und rechte Spalte sowie die Fuß- bzw. Kopfzeile. e-Design erkennt automatisch, ob man ein 1-, 2- oder 3-spaltiges Layout gewählt hat und zeigt die Spalten entsprechend an. 

Abschliessend können Untermenüs für den allgemeinen Zugriff geschützt werden. Das Modul zeigt alle Menüpunkte an; jeder kann von öffentlich auf geschützt gesetzt werden. Ein geschützter Bereich wird nur angezeigt, wenn man mindestens als "User" angemeldet ist. Der Superuser sowie der Admin sehen diese Punkte nach Anmeldung auch.

Neuerungen in dieser Version

  • In der Anzeige sind ab dieser Version alle Untermenüs geschlossen und müssen für die Bearbeitung explizit geöffnet werden. Das Programm merkt sich über ein Cookie die jeweilige Position, so daß immer nur die Untermenüs, an denen gerade gearbeitet wird, offen sind.
  • diverse kleinere Bugs gefixt. 

Bestandserhebung als Finale Version

02.11.21

Die Bestandserhebung in 2.0

Über die letzten Jahre wurde die bestehende Bestandserhebung immer wieder den aktuellen Bedürfnissen angepasst, blieb aber im Kern immer das gleiche Programm. Mit der neuen 2.0 Version hat sich das geändert.

Die Bestandserhebung wird benutzt um die Adress-Daten, die Gemeinnützigkeit, die Daten der handelnden Personen sowie die Informationen, welche Sportarten in den jeweiligen Vereinen von wie vielen Personen aus welchem Geburtsjahr betrieben werden zu verwalten. Hierzu können die Vereine über das komplette Jahr hinweg die Stammdaten pflegen und während der Phase der Bestandserhebung die betriebenen Sportarten aktualisieren, bzw. aus ihren Vereins-Verwaltungsprogrammen exportieren und dann in die Bestandserhebung zu importieren. Die Stamm-Daten können entweder durch den Verein selber oder durch den Kreisverband für alle seine Vereine mit Hilfe einer CSV-Datei (Export z.B. aus der Sparkassen Vereinsverwaltung) durchgeführt werden.

Die neue Version 2.0 besteht aus den Stammdaten, der Statistik sowie der Mitgliederliste. 

Um den einzelnen Vereinen das Leben zu erleichtern, können über eine Mitgliederliste auch die Vereine ihre Mitglieder selber pflegen. Hier wird aber aus Gründen des Datenschutzes nur der Name (Vor- und Zuname), das Geburtsjahr sowie die jeweils betriebenen Sportarten des Mitgliedes erfasst. Während der Bestandserhebung kann der Verein dann mit einem Mausklick alle relevanten Daten in die Bestandserhebung laden und ist binnen Sekunden fertig. 

In der eigentlichen Bestandserhebung erfassen wir neben der Anschrift auch alle Kontaktdaten zu jedem Verein. Zusätzlich können Sie erfassen, ob dieser Verein gedruckte Exemplare der Verbandszeitschrift erhält und auch wieviele. Es gibt einen eigenen Bereich, der für die Bearbeitung der Gemeinnützigkeit genutzt wird, bis hin zum Upload des entsprechenden Steuerbescheides. Abschliessend können auch alle Funktionsträger (Geschäftsführer, Schatzmeister, Vorstand, Präsident, Fachwarte und Sportwarte erfasst werden. Auch eigene Titel können vom System verwaltet werden. 

Über ein Statistik-Modul können alle erdenklichen Abfragen gegen die Stamm- oder / und Bestandsdaten geführt werden. Z.B. kann man sich alle Fachwarte für den Bereich Badminton anzeigen lassen und aus diesen direkt eine Verteilerliste erzeugen, die im integrierten Newsletter Tool für den Versand genutzt werden kann. Weitere Auswertungen (Graphiken) nach der Anzahl der Mitgliederentwicklung über die letzten Jahre, welche Sportarten im Verein betrieben werden, etc. sind natürlich möglich; auf Vereinsebene sieht man nur die Daten des jeweiligen Vereins, als Kreisverband sieht man alle Daten seiner Vereine und als Verband sehe ich die o.g. Grafiken über alle meine Mitglieder.

Die Version ist fertig und wird in dieser Woche für die Kreisverbände mit einer ersten Schulung geöffnet. Ab Dezember für die Bestandserhebung für alle geöffnet, damit die Schulungen für die im Januar beginnende Bestandserhebung durchgeführt werden können.