Die Datenschutz-App erhält ein Handbuch.

Wie kann ich die Dokumentation für den Datenschutz rechtskonform erstellen, das war die Frage, die wir uns gestellt haben. Aufgrund der langen Erfahrung zum Thema Datenschutz konnten wir recht schnell ein schlüssiges Konzept erstellen und eine entsprechende App erstellen. Über die Voreinstellungen werden die Firmendaten sowie ein Logo erfasst. Zusätzlich können auch die verantwortlichen Stellen hier eingegeben werden, so daß später im Verfahren sehr schnell aus einer Liste heraus ausgewählt werden kann. Dies hat auch den Vorteil, dass wenn eine verantwortliche Person wechselt nicht mehr alle Verfahren manuell angepasst werden müssen. In der eigentlichen App werden die Verfahren, die Hinweise, die zusätzlichen Dokumente sowie die Prüfungen erfasst. Aus all diesen Informationen erstellt das System dann automatisch die komplette Dokumentation, inkl. der Verarbeitungsmatrix. Die einzelnen Teilbereiche können jeweils mit einem Deckblatt versehen in einer PDF geladen werden. Das gesamte Dokumentationspaket kann dann als ZIP-Datei geladen werden.

Unsere Technische Redakteurin hat das nächste Handbuch fertig gestellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Liebe Kunden und Freunde der EDV-Beratung Dölle,

Die Rechnungs-App erhält neue Funktionen.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen in einer intuitiven Benutzerumgebung mit minimalem Aufwand. Verwalten Sie Ihre Kunden, Artikel und offenen Posten gemäß den aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden ohne Software-Installation einfach online.
Das Rechnungsprogramm teilt sich in 4 einzelne Programme auf

• Angebote
• Auftragsbestätigung
• Rechnungen
• Kunden-Datenbank inklusive einer Artikel-Datenbank

Der Benutzer kann jeweils mit nur einem Klick aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung (AB) und aus einer AB eine Rechnung erstellen. 
Mit der angeschlossenen Kunden-Datenbank können die Kunden erfasst (optional) und mit der Artikel-DB (optional) die Produkte verwaltet werden. So erspart man sich unnötige Tipparbeit, wenn ein Bestands-Kunde eine neue Rechnung erhält, bzw. man einen Artikel (Produkt) mehrfach verkauft.

Die wichtigsten Neuerungen:

• Erstellung von Gutschriften für Provisionsabrechnungen bzw. Abrechnungsgutschriften. Die Rechnungs-Summen werden in den Statistiken als negativer Wert erfasst und reduzieren somit die Gesamtsumme.
• Rechnungskategorien
  Innerhalb der Einstellungen können beliebig viele Kategorien erfasst werden. Diese können dann einer Rechnung zugewiesen und im Archiv für Auswertungen herangezogen werden.
• Interface für die Suche im Archiv komplett überarbeitet
  Die komplette Suche wurde in ein sog. Overlay ausgelagert und im eigentlichen Interface ist nur noch ein Button mit der Bezeichnung Filter zu sehen. Das Filter Overlay enthält die Volltext-Suche über alle Rechnungs-PDFs sowie die kombinierbaren Elemente wie Jahr, Rechnungsart (Dauer-Rechnung oder Korrektur), Kunde und Kategorie.
• UBL-Rechnung oder auch eRechnung (Alpha)
  UBL (Universal Business Language) ist ein Format zur elektronischen Rechnungserstellung. Hierbei handelt es sich um eine XML-Datei, die speziell für Rechnungen entwickelt worden.
  Die erste Alpha-Version ist für die ersten Tests fertig gestellt worden und wird in Q1 2021 ausgiebig zusammen mit einem Kunden getestet. Wir werden hier über die weiteren Fortschritte berichten.

Die neue Message-App

Um eine einfache Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen wurde ein kleines Message-System entwickelt. Die Funktionalität wurde an bestehende Systeme wie WhatsApp oder iMessage angelehnt, da der Benutzer in der Regel damit vertraut ist. In dem konkreten Anwendungsfall, für den die Message-App entwickelt wurde, müssen die Mitarbeiter sog. Tagesberichte verfassen und diese evtl. mit einem Anhang versehen. Der Verwalter kann die Berichte dann einsehen und entsprechend kommentieren.

Die Kalender-App erhält ein Handbuch

MyApps bekommt ein Handbuch

• Rechnung
  Die Anzahl der unbezahlten Rechnungen sowie die Anzahl der möglichen SEPA-Lastschriften werden angezeigt
• Ticket
  Es werden die Anzahl der Tickets mit Prio 1 angezeigt.
• Message
  Die Anzahl der neuen Nachrichten wird angezeigt.

 Unsere Technische Redakteurin hat das Handbuch erstellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Das DMS erhält ein Handbuch.

Im DMS (Dokumenten-Management-System) werden alle Daten (Rechnungen, Schriftverkehr, etc.) revisionssicher (GoB) aufbewahrt. Ein in das DMS geladene Dokument ist NICHT mehr veränderbar oder löschbar.

 Unsere Technische Redakteurin das nächste Handbuch fertig gestellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Die Datenschutz-App ist fertig

Wie kann ich die Dokumentation für den Datenschutz rechtskonform erstellen, das war die Frage, die wir uns gestellt haben. Aufgrund der langen Erfahrung zum Thema Datenschutz konnten wir recht schnell ein schlüssiges Konzept erstellen und eine entsprechende App erstellen. Über die Voreinstellungen werden die Firmendaten sowie ein Logo erfasst. Zusätzlich können auch die verantwortlichen Stellen hier eingegeben werden, so daß später im Verfahren sehr schnell aus einer Liste heraus ausgewählt werden kann. Dies hat auch den Vorteil, dass wenn eine verantwortliche Person wechselt nicht mehr alle Verfahren manuell angepasst werden müssen. In der eigentlichen App werden die Verfahren, die Hinweise, die zusätzlichen Dokumente sowie die Prüfungen erfasst. Aus all diesen Informationen erstellt das System dann automatisch die komplette Dokumentation, inkl. der Verarbeitungsmatrix. Die einzelnen Teilbereiche können jeweils mit einem Deckblatt versehen in einer PDF geladen werden. Das gesamte Dokumentationspaket kann dann als ZIP-Datei geladen werden.

Derzeit sind bereits 8 Kunden aufgesetzt und verwalten hiermit ihre Datenschutz-Dokumentation.

Die Rechnungs-App erhält neue Funktionen.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen in einer intuitiven Benutzerumgebung mit minimalem Aufwand. Verwalten Sie Ihre Kunden, Artikel und offenen Posten gemäß den aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden ohne Software-Installation einfach online.
Das Rechnungsprogramm teilt sich in 4 einzelne Programme auf

• Angebote
• Auftragsbestätigung
• Rechnungen
• Kunden-Datenbank inklusive einer Artikel-Datenbank

Der Benutzer kann jeweils mit nur einem Klick aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung (AB) und aus einer AB eine Rechnung erstellen. 
Mit der angeschlossenen Kunden-Datenbank können die Kunden erfasst (optional) und mit der Artikel-DB (optional) die Produkte verwaltet werden. So erspart man sich unnötige Tipparbeit, wenn ein Bestands-Kunde eine neue Rechnung erhält, bzw. man einen Artikel (Produkt) mehrfach verkauft.

Die wichtigsten Neuerungen:

• Wird das bestehende Feld Projekt-Nr. ausgefüllt, so wird diese Information in der Rechnungs-Übersicht sowie im Archiv in den Listen mit angezeigt.
• Ist das Modul Stundenzettel installiert, so können erfassten Stunden direkt als Rechnungsposition übernommen und dann in einer eigenen Tabelle erfasst werden.
• Wenn man nichts anderes eingestellt hat, ist bis zum 31.12.2020 der Standard-Steuersatz 16%.
• Neue Einstellungen für Banken um die Kontoauszüge einlesen zu können. Derzeit kann zwischen der Deutschen Bank und der Commerzbank ausgewählt werden.
• Im Bereich Statistik können nun sowohl die Produkte als auch Schlagworte ausgewählt, bzw. eingegeben werden.
  Wird aus der Liste ein Produkt gewählt, so werden sofort alle Rechnungen für das gewählt Jahr mit dem für dieses Produkt aufgeführten Preis in der Monatsübersicht mit aufgeführt.
  Analog gilt dies auch für die Schlagworte.

Die Rechnungs-App erhält ein Handbuch.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen in einer intuitiven Benutzerumgebung mit minimalem Aufwand. Verwalten Sie Ihre Kunden, Artikel und offenen Posten gemäß den aktuellen Anforderungen der Finanzbehörden ohne Software-Installation einfach online.
Das Rechnungsprogramm teilt sich in 4 einzelne Programme auf

• Angebote
• Auftragsbestätigung
• Rechnungen
• Kunden-Datenbank inklusive einer Artikel-Datenbank

Der Benutzer kann jeweils mit nur einem Klick aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung (AB) und aus einer AB eine Rechnung erstellen. 
Mit der angeschlossenen Kunden-Datenbank können die Kunden erfasst (optional) und mit der Artikel-DB (optional) die Produkte verwaltet werden. So erspart man sich unnötige Tipparbeit, wenn ein Bestands-Kunde eine neue Rechnung erhält, bzw. man einen Artikel (Produkt) mehrfach verkauft.

Unsere Technische Redakteurin das nächste Handbuch fertig gestellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Die Erinnerungs-App erhält ein Handbuch.

Das Reminder-Tool, oder auch Erinnerungs-App, geben dem Steuerberater die Möglichkeit, dass sich seine Kunden auf seiner Homepage für dieses Tool anmelden. Nach Auswahl der für den Kunden interessanten Steuertermine (Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Grundsteuer, Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, etc.) bzw. der vom Steuerberater vergebenen individuellen Termine wird über eine Bestätigungs-Mail nochmals das OK des Kunden eingeholt. Ab jetzt wird der Kunde 4 Tage vor dem eigentlichen Termin per e-Mail an den kommenden Termin erinnert. In jeder Erinnerungs-Mail ist ein Link enthalten, der dem Kunden die individuelle Einstellung (an welche Termine er erinnert werden möchte) ermöglicht. Auch kann er sich jederzeit von dem Erinnerungs-Service abmelden. Zusätzlich zu den allgemeinen Terminen kann der Verwalter auch individuelle Termine für einen Mandanten setzen. In der Kalender-Ansicht können bei individuellen Terminen die Empfänger über einen Info-Button angezeigt werden.

Die Erinnerungs-App erreicht Version 1.1

Das Reminder-Tool, oder auch Erinnerungs-App, geben dem Steuerberater die Möglichkeit, dass sich seine Kunden auf seiner Homepage für dieses Tool anmelden. Nach Auswahl der für den Kunden interessanten Steuertermine (Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Grundsteuer, Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, etc.) bzw. der vom Steuerberater vergebenen individuellen Termine wird über eine Bestätigungs-Mail nochmals das OK des Kunden eingeholt. Ab jetzt wird der Kunde 4 Tage vor dem eigentlichen Termin per e-Mail an den kommenden Termin erinnert. In jeder Erinnerungs-Mail ist ein Link enthalten, der dem Kunden die individuelle Einstellung (an welche Termine er erinnert werden möchte) ermöglicht. Auch kann er sich jederzeit von dem Erinnerungs-Service abmelden. Zusätzlich zu den allgemeinen Terminen kann der Verwalter auch individuelle Termine für einen Mandanten setzen. 

In der Kalender-Ansicht können bei individuellen Terminen die Empfänger über einen Info-Button angezeigt werden.

MyApps bekommt neue Features

• Rechnung
  Die Anzahl der unbezahlten Rechnungen sowie die Anzahl der möglichen SEPA-Lastschriften werden angezeigt
• Ticket
  Es werden die Anzahl der Tickets mit Prio 1 angezeigt.
• Message
  Die Anzahl der neuen Nachrichten wird angezeigt.

Die Personalplaner-App

Eigentlich als Erweiterung für den Kalender geplant, dann aber als eigene App entwickelt worden, gibt dieses Modul dem Verwalter die Möglichkeit die An- und Abwesenheiten seiner Mitarbeiter zu verwalten. Monatlich, quartalsweise oder direkt für das ganze Jahr können für jeden Mitarbeiter die geplanten Abwesenheiten (Urlaub) angezeigt werden. Der Verwalter kann die Daten verändern, während der Mitarbeiter seine Daten nur sehen kann. Für jeden Monat und als Summe auch für den gewählten Zeitraum werden Abwesenheits-Tage angezeigt und man hat immer den direkten Überblick, wieviele Urlaubstage bereits genommen bzw. geplant sind.

Die Anwesenheitsplanung trägt die Anzahl der vertraglich vereinbarten Stunden pro Tag automatisch ein. Werden an Tagen Mehr- oder Minderstunden geleistet können diese entsprechend geändert werden. Mit einem Blick kann der Mitarbeiter direkt sehen, ob er Minus gemacht hat und er noch einige Stunden nacharbeiten muss oder umgekehrt.

Die App befindet sich derzeit im Beta-Status und wird von 3 Kunden getestet.

Benutzer-Verwaltung 10.0

Die Benutzer-Verwaltung ermöglicht die Verwaltung der einzelnen User, die sich im System anmelden können. Um z.B. Seiteninhalte bearbeiten zu können braucht das System mindestens einen Benutzer mit Superuser Berechtigungen. Wenn einzelne Bereiche als sog. GBG (geschlossene Benutzergruppe) anzulegen sind braucht man auch mindestens einen Benutzer mit der Berechtigung User.

Über die zugehörige DB-Tabelle können bis zu 90 verschiedene Zugriffs-Level angelegt werden! In der Grundversion existieren 8 Zugriffs-Level.

Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen, so kann er unter Angabe seines Benutzernamens ein neues Passwort erzeugen, welches an die im System hinterlegte e-Mail Adresse gesandt wird.

Neben den Standard-Bezeichnungen für die einzelnen Benutzer-Level kann der Betreiber auch seine eigenen Bezeichnungen vergeben. 

News-Modul 7.0

• Der Full-Text-Editor hat weitere Funktionen bekommen um die News besser gestalten zu können.
• News in der Zukunft:
  Wenn man z.B. möchte, dass eine neue Nachricht um Mitternacht veröffentlicht werden soll, so musste man in der Vergangenheit zum Veröffentlichungszeitpunkt die Freigabe aktivieren. In der neuen Funktion kann das Datum und die Uhrzeit in der Zukunft gesetzt werden und sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist wird die News angezeigt.
• diverse kleinere Bugs gefixt. 

Newsletter-App in neuer Version
Das Newsletter-Tool und das Newsletter-Modul sind in der neuen Newsletter-App verschmolzen. Im Zuge der Änderungen an alle Programmen wurde das Newsletter-Tool komplett neu geschrieben und die Funktuinalitäten aus dem Newsletter-Modul integriert. Es erfolgte eine direkte Anpassung an Bootstrap sowie die neue DB-Klasse. Die Newsletter-App wird in das Newsletter-Modul sowie das Newsletter-Tool ersetzen und die Funktionalität wird in eine App integriert.

Mit dem Newsletter-Tool können unsere Kunden den Versand ihrer Newsletter organisieren. Jeder Kunde kann individuell seine eigenen Empfänger sowie Empfängerlisten bearbeiten. Auch gibt es die Möglichkeit über einen speziellen Link direkt Interessenten auf der Homepage unserer Kunden in die Verteilerliste zu bekommen. Der Interessent muss mit einem Aktivierungslink den Eintrag bestätigen und kann sich zu jeder Zeit wieder aus der Liste austragen (Double Opt-In). Der Versand erfolgt über ein e-Mail Konto des Kunden und nicht mehr über den Server.

Die App ist Bestandteil der Programme die unter MyApps an einer Stelle integriert werden.

• CRM-Produkte als Verteilerliste
  Wenn auf einem System neben der Newsletter-App auch das CRM installiert und auch für den jeweiligen Verwalter freigeschaltet ist, wird in den App-Einstellungen des Newsletter-Tools im Bereich Verteilerliste zusätzlich eine Liste aller Produkte aus dem CRM angezeigt, die das Flag für die Verteilerliste gesetzt haben. Mit nur einem Klick kann dieses Produkt als Verteilerliste angelegt werden und ein weiterer Klick kopiert alle Kunden, denen dieses Produkt zugewiesen wurde in diese Verteilerliste. Für die Verteilerliste wird, sofern vorhanden die e-Mail Adresse für Newsletter übertragen, ansonsten die standard e-Mail Adresse. Die Verteilerliste kann jedesmal, wenn Sie genutzt werden soll, mit einem Klick aktualisiert werden.
• diverse kleinere Bugs gefixt. 

Das Fahrtenbuch erhält ein neues Handbuch.

Mit dieser Online-Version eines Fahrtenbuchs können Sie einfach und unkompliziert die Fahrten Ihres Geschäfts- oder Firmenwagens erfassen. 

Unsere Technische Redakteurin das nächste Handbuch fertig gestellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Die FiBu-App erhält ein neues Handbuch

SchuVer glänzt in neuem Erscheinungsbild

Mit der Schulverwaltung werden die internen Prozesse eines Bildungsträgers abgebildet. Dies reicht von der Erstellung der Massnahmen, der Verwaltung der einzelnen Träger mit beliebig vielen Beratern, der Verwaltung der Kunden, der Verwaltung der einzelnen Beratungsgespräche bis hin zur Zahlungsüberwachung. In der Zahlungsüberwachung können die aktuellen Kontoauszüge der Bank eingelesen und den offenen Posten entsprechend zugeordnet werden, so dass jederzeit der Überblick besteht.

Für AVGS-Massnahmen können mit der Schulverwaltung auch direkt die Rechnungen an den Träger erzeugt und versendet werden.

Zusätzlich verfügt das System auch über eine Fehlzeiten-Verwaltung. Hier können alle Fehlzeiten erfasst, mit (gescannten) Entschuldigungen versehen werden. Am Monatsende können dann auf Knopfdruck alle individuellen (bezogen auf den einzelnen Kunden) Fehlzeitenreports als PDF erzeugt werden. Diese können entweder ausgedruckt und per Post oder direkt per e-Mail aus dem System versendet werden. 

Neben den bereits genannten Features können Sie mit der Schulverwaltung auch die Raum- bzw. die Dozentenbelegung planen. 
Mit der Raumplanung können Sie die in Ihrem Haus verfügbaren Räume mit der jeweiligen maximalen Kapazität (Sitzplätze, Arbeitsplätze etc.) hinterlegen und dann können Sie die einzelnen Teilnehmer per Drag and Drop einfach den entsprechenden Räumen zuordnen. Die Zuordnung ist jederzeit, auch durch Drag and Drop, wieder veränderbar. Alle neuen Teilnehmer (auf Wunsch auch schon die Interessenten) erscheinen automatisch in einer sog. Teilnehmer-Box und können von hier aus verteilt werden. Ist die Raumplanung für z.B. die kommende Woche abgeschlossen so kann der Raumplan als PDF erzeugt und dann ausgedruckt oder an die Dozenten verteilt werden, damit diese Wissen, wer in den Klassen sitzt. 

Der Dozentenplaner auf der anderen Seite ermöglicht Ihnen Ihre Dozenten im System zu hinterlegen und dann die einzelnen Teilnehmer entsprechend zuzuordnen. So ist sicher gestellt, dass für die individuelle Betreuung der Teilnehmer einzelne Dozenten nicht überlastet werden. Wir beim Raumplaner kann auch der Dozentenplaner jederzeit eine PDF-Datei mit den aktuellen Planungsdaten erzeugen.

Was hat sich geändert:

• Bisher war die komplette Anwendung auf die Beratung fixiert. 
  Keine Beratung, keine Massnahme lautete das Mantra.
  In der neuen Version kann ein Teilnehmer zum einen an so vielen Massnahmen teilnehmen wir er will, und zum anderen muss nicht mehr für jede Massnahme eine Beratung durchgeführt werden.
• Bisher berechnen sich die Kosten einer Massnahme immer aus den Tagen automatisch.
  Dies ist OK solange eine Massnahme immer 5 Tage pro Woche hat. In der Zukunft kann individuell für jeden Teilnehmer ein Tages- und Stundenplan festgelegt werden und aus diesen Tagen und Stunden brechnen sich dann die Kosten einer Massnahme.
• SchuVer goes MyApps.
  Mit der Integration in das MyApps-Konzept können alle dort erreichten Features direkt in die SchuVer Einzug halten. Konkret reden wir hier über eine Erweiterung des Rollen und Rechte-Systems.
• Abrechnung 
  Die bestehende Version kann nur zwischen FBW und AVGS unterscheiden. Die neue Version kann auch individuelle Maßnahmen berechnen bzw. abrechnen. Hierzu muss nur angegeben werden, über welchen Zeitraum der Bildungsgutschein gilt sowie die Anzahl der Tage pro Woche, die der Teilnehmer an der Maßname teilnimmt. Mit diesen Angaben errechnet das System nun automatisch einen Bildungsplan und berücksichtigt sogar mögliche Feiertage.

Eine komplette Übersicht über die Änderungen in den einzelnen SchuVer-Apps werden wir hier in den folgenden Wochen veröffentlichen.

e-Kasse erhält ein neues Handbuch 

Die e-Kasse ist ein online Service zur Bearbeitung Ihres Kassenbuches. Diese browsergestützte Lösung erlaubt es Ihnen, Ihre Kasse überall elektronisch zu führen.

Nach einer kurzen Einarbeitungszeit hat unsere neue Technische Redakteurin das erste Handbuch fertig gestellt. Über das Icon  kann das Handbuch innerhalb der App angezeigt werden.

Die Schnell-Start-Leiste

Bei den immer komplexer werdenden Apps ist der Weg zum Ziel (die Auswahl eines bestimmten Untermenüpunktes) manchmal mit einer Reihe von Klicks verbunden. Häufig muss man auch, wie z.B. in der Schul-Verwaltung, immer zwischen mehreren Menüpunkten hin und her springen. Um diesen Prozess zu vereinfachen wurde die Schnell-Start-Leiste entwickelt.

Der Benutzer kann nach Freischaltung durch seinen Verwalter in den Einstellungen bis zu 15 individuelle URLs hinterlegen. Jede URL kann mit einem Font-Awesome-Icon versehen und einer Bootstrap-Farbe hervorgehoben werden. Zusätzlich kann noch ein Erklärungstext eingegeben werden, der als sog. ToolTip am Icon erscheint. Es kann sogar eine externe URL hinterlegt werden, um z.B. direkt die Bank in einem neuen Browser Fenster zu öffnen.

Modul für die Voreinstellungen 5.9

Die Voreinstellungen in e-Design wurden komplett überarbeitet.

Die wichtigsten Neuerungen sind:

• Umstellung auf Bootstrap.
  
• Reiseportale als Sitebasis gelöscht.
  
• CRM und Security als Sitebasis hinzugefügt.
  
• Alle Einstellungen für eine dritte Spalte wurden entfernt.
  
• Die sitemap.xml wurde um die aktiven aber unsichtbaren Menüpunkte erweitert.
  
• Mit einem switch kann die Anzeige eines Menüpunktes in der sitemap.xml unterdrückt werden.
  
• Neues Feld für einen Hinweis an alle Benutzer.
  Muss ein System z.B. für Wartungsarbeiten kurz vom Netz gehen, kann mit diesem Feld eine entsprechende Nachricht schnell und unkompliziert jedem Nutzer angezeigt werden. Solange bis die Nachricht wieder gelöscht wird wird sie immer angezeigt.
  
• diverse kleinere Bugs gefixt. 

Neue Funktion im Tresor

Datenaustausch mit seinen Kunden / Mandanten über eine gesicherte Online-Plattform auf der eigenen Webseite.

Ordner erstellen
In der Vergangenheit haben wir mit speziellen Ordner-Namen gearbeitet um z.B. Features wie löschen ist durch den Mandanten nicht mehr durchführbar umzusetzen. Die neue Version hat im Ordner-Overlay (Popup für die Erzeugung) zwei Radiobuttons mit dessen Hilfe der spezial-Ordner (Der Inhalt kann nicht durch einen Mandanten gelöscht werden) sowie der geschützte Ordner (Der Ordner kann nur mit dem individuell vergebenen Passwort geöffnet werden).

Mandanten-Sharing
Ein vielfach gewünschtes Feature war die Möglichkeit, dass ein Sachbearbeiter einen Mandanten mit einem anderen Sachbearbeiter teilen kann, sei es als Urlaubsvertretung oder aus organisationstechnischen Gründen. Der sog. Master eines Mandanten kann diesen mit einem oder mehreren Sachbearbeitern teilen. Jeder Sachbearbeiter hat nun vollen Zugriff auf den Mandanten und kann dort hinterlegte Daten laden bzw. eigene Daten hochladen. Nur der Sachbearbeiter, dem der Mandant gehört kann die Teilung wieder aufheben.

Big-Upload
Auch dies ist ein vielfach nachgefragtes Feature, der Upload von grossen Dateien. Jeder Verwalter kann per e-Mail für einen speziellen Mandaten die Freischaltung beantragen. Nach Freischaltung wird bei diesem Mandanten ein neues Icon für den Big-Upload angezeigt. Nun sind Uploads bis zu 600 MB pro Datei möglich.

Progress-Bar
Im Zuge des Big-Uploads war es nötig den Fortschritt beim Upload anzuzeigen. Die hierfür notwendigen Anpassungen sind daraufhin auch bei allen anderen Upload-Funktionen im Tresor eingefügt worden.

e-Kasse erhält Erweiterungen in SKR-Funktion 

Die e-Kasse ist ein online Service zur Bearbeitung Ihres Kassenbuches. Diese browsergestützte Lösung erlaubt es Ihnen, Ihre Kasse überall elektronisch zu führen.

Mit dieser Version wird der SKR-Import aktualisiert. Neben der bestehenden Möglichkeit einen kompletten Standard-KontenRahmen (SKR) zu importieren und die bestehenden Konten zu ersetzen kann nun ein Update geladen werden. Dies ist besonders im Umfeld der coronabedingten MwSt-Senkung sinnvoll, denn es müssen ja nur die neuen Konten für 5% und 16% hinzugefügt werden.

In den Voreinstellungen kann jetzt der Standard-MwSt-Satz eingestellt werden. Dieser wird beim Buchen ausgewählt, kann aber natürlich überschrieben werden.

Die FiBu-App erhält Erweiterung in der SKR-Funktion und in den Voreinstellungen

In den Voreinstellungen kann jetzt der Standard-MwSt-Satz eingestellt werden. Dieser wird beim Buchen ausgewählt, kann aber natürlich überschrieben werden.

e-Kasse erhält Erweiterungen in SKR-Funktion 

Die e-Kasse ist ein online Service zur Bearbeitung Ihres Kassenbuches. Diese browsergestützte Lösung erlaubt es Ihnen, Ihre Kasse überall elektronisch zu führen.

Mit dieser Version wird der SKR-Import aktualisiert. Neben der bestehenden Möglichkeit einen kompletten Standard-KontenRahmen (SKR) zu importieren und die bestehenden Konten zu ersetzen kann nun ein Update geladen werden. Dies ist besonders im Umfeld der coronabedingten MwSt-Senkung sinnvoll, denn es müssen ja nur die neuen Konten für 5% und 16% hinzugefügt werden.

Wir begrüssen unsere neue Mitarbeiterin Rebecca.

Rebecca ist als "Technical Writer" eingestellt und wird sich bei uns um die Erstellung der Handbücher und Dokumentationen kümmern.

Wir heissen sie herzlich Willkommen und wünschen ihr einen guten Start.

Das Team der EDV-Beratung Dölle

CRM-App 2.8

Das CRM-Modul (Customer Relationship Management) erlaubt es Ihnen die Kundenbeziehungen individuell abzubilden bzw. zu dokumentieren. Die Basis bietet die Kunden- sowie die Produkt-Datenbank.

e-Rechnung 6.1

Ab dem 01.01.2021 können die Steuersätze in allen Rechnungen analog wieder zurück geändert werden.

e-Rechnung 6.0

Für die Bereich zeige Dauer-Rechnungen, zeige Rechnungs-Vorlagen sowie zeige alle Rechnungen wurden die Überschriften entsprechend angepasst.

Rechnungsvorlagen können nach Rechnungserstellung direkt aus der Übersicht auf den nächsten Monatsletzten gesetzt werden. (Wenn Sie Ihre Rechnungen immer am Monatsletzten schreiben und mit Vorlagen arbeiten können Sie mit nur einem Mausklick das entsprechende Rechnungsdatum ändern)

Karten-Modul 1.4

In der Praxis hat sich gezeigt, dass mehrere Templates manchmal hilfreich wären. Aus diesem Grund wurde das Karten-Modul entsprechend erweitert. Neben den beiden Standard-Templates können nun 3 weitere Templates angelegt werden. Jeder Karte kann nun ein eigenes Template zugewiesen werden.

Die neue Kalender-App erhält neue Features

Neue Funktionen für e-Rechnung.

e-Design - Der Baukasten für Ihre Internetpräsenz. Einfach und flexibel. e-Design steht Ihnen direkt online zur Verfügung, so dass Sie sich keine Gedanken um komplizierte Uploads Ihrer fertigen Web-Seite machen müssen. e-Design kann durch Module, PlugIns und individuelle Erweiterungen für eine große Bandbreite von Onlinediensten eingesetzt werden. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Webseiten mit e-Design erstellen können. 

Neue App - der Kassenbericht

Die SteuerApps haben ein neues Zuhause

Im Zuge der ständigen Verbesserungen an unseren Produkten sind die SteuerApps über das Oster-Wochenende auf einen neuen Server umgezogen. Der neue Server ist schneller, hat mehr Memory und mehr Plattenplatz.

Wegen der guten Vorarbeit des Teams konnte der Umzug in knapp 2 Stunden durchgeführt werden.

Neue Funktion im Tresor

Datenaustausch mit seinen Kunden / Mandanten über eine gesicherte Online-Plattform auf der eigenen Webseite.

Im Tresor wird der Mandanten-Ordner automatisch so benannt, wie der Benutzername (Username) lautet. Häufig wird hier ein Kombination aus Mandantennummer und Kürzel verwendet, was eine eindeutige Identifikation nicht unbedingt erleichtert. Um die Auffindbarkeit zu erleichtern wurde der Tresor dahingehend erweitert, dass er automatisch den Vor- und Zunamen als Ordner-Erklärung eingefügt hat und man somit gut sehen konnte, wem dieser Ordner wirklich gehört.

In der aktuellen Version des Tresors kann aus den Tresor-Benutzern eine Verteilerliste für die Newsletter-App erstellt werden. Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Newsletter-App auch gebucht ist. In den Einstellungen existiert ein neuer Reiter, der eine Liste aller Tresor-Benutzer anzeigt um einen Überblick zu bekommen. Mit einem Klick werden nun die Benutzer in die Newsletter-App kopiert und der neuen Verteilerliste Tresor zugewiesen. Bei jedem Kopier-Vorgang werden die vorher in dieser Liste befindlichen Empfänger gelöscht!

Das Fahrtenbuch bekommt ein neues Feature.

Mit dieser Online-Version eines Fahrtenbuchs können Sie einfach und unkompliziert die Fahrten Ihres Geschäfts- oder Firmenwagens erfassen. 

Für den Verwalter (Steuerberater) ist ein neues Feature eingebaut worden. Als Verwalter kann man das Fahrtenbuch seiner Mandanten auswählen und direkt als der jeweilige Mandant Hilfestellungen leisten. Dies geht sogar, wenn der Mandant gleichzeitig angemeldet ist. Zusätzlich dient diese Funktion dazu, dass der Verwalter auch die festgeschriebenen Daten exportieren kann.

Die FiBu-App erhält neue Funktion

Neue Funktionen für e-Rechnung.

Wenn eine Korrektur oder ein Dauer-Rechnungs-Abbruch erzeugt wird werden die notwendigen Einleitungs- und Abschlusstexte automatisch geladen. 

Im Archiv kann an jeder Stelle eine bereits bezahlte Rechnung wieder auf unbezahlt gesetzt werden. Analog gilt dies auch für das Setzen auf bezahlt.

Für den Fall, dass man eine Korrektur erzeugt hat, sich aber im Nachhinein herausstellt, dass diese Korrektur nicht richtig war. Muss nun nicht mehr eine Korrektur der Korrektur erzeugt werden, sondern man kann diese Korrektur einfach als Fehl-Rechnung (Fehl-Buchung) deklarieren. Dazu wird quer über die bestehenden PDF der Text Fehlrechnung gedruckt. Diese Rechnung wird in keiner Statistik gezählt, sie dient nur noch als Nachweise, was mit der verbrauchten Rechnungs-Nummer passiert ist. 

e-Kasse erhält Erweiterungen in der Archiv-Funktion 

Die e-Kasse ist ein online Service zur Bearbeitung Ihres Kassenbuches. Diese browsergestützte Lösung erlaubt es Ihnen, Ihre Kasse überall elektronisch zu führen.

Mit dieser Version wird das Archiv integriert. Alle bestehenden und festgeschriebenen Kassenbuchblätter (PDF) werden nach Jahren aufgelistet und können geladen werden. Zusätzlich werden auch die Export-Daten für das jeweilige Jahr zur Verfügung gestellt.

Dieser letzte Schritt ermöglicht den Umzug der Kasse vom Einzel-System nach Steuerapps.

Die Einzelapp Fahrtenbuch ist komplett in Steuerapps integriert.

Mit dieser Online-Version eines Fahrtenbuchs können Sie einfach und unkompliziert die Fahrten Ihres Geschäfts- oder Firmenwagens erfassen. 

Das letzte Puzzle-Teilchen, der Zugriff auf die alten Archive, ist implementiert. Jeder Benutzer, der im alten System Fahren hatte, kann auf die dort erstellten PDF-Dateien zugreifen und sie sich anzeigen bzw. laden.

Mit diesem Schritt konnte die Einzelanwendung unter www.online-fahrtenbuch.de final abgeschaltet werden.

Besonders möchten wir uns an dieser Stelle bei den Kunden bedanken, die mit Ihrem Feedback das System weiter voran gebracht haben.

Neue Funktionen im Tresor

Datenaustausch mit seinen Kunden / Mandanten über eine gesicherte Online-Plattform auf der eigenen Webseite.

Im Tresor wird der Mandanten-Ordner automatisch so benannt, wie der Benutzername (Username) lautet. Häufig wird hier ein Kombination aus Mandantennummer und Kürzel verwendet, was eine eindeutige Identifikation nicht unbedingt erleichtert. Um die Auffindbarkeit zu erleichtern wurde der Tresor dahingehend erweitert, dass er automatisch den Vor- und Zunamen als Ordner-Erklärung eingefügt hat und man somit gut sehen konnte, wem dieser Ordner wirklich gehört.

Auf vielfachen Kundenwunsch wurde dann in der Benutzerverwaltung ein zusätzliches (optionales) Feld für Firma eingeführt. Nun wurden viele neue Benutzer OHNE Namen, aber mit Firma angelegt, was eine Identifizierung innerhalb der angezeigten Ordner wieder erschwerte.

In der aktuellen Version des Tresors wird ein neuer Mandanten-Ordner entweder mit dem Vor- und Zunamen als Erklärungstext oder wenn diese nicht vorhanden sind, mit der Firmenbezeichnung ausgestattet.

Die Steuerapps haben eine neue Funktion

Wenn aus der Benutzerverwaltung der Verwalter seinen Mandanten neue Passworte zusenden wollte so geschah dies bisher immer mit dem e-Mail Account der EDV-Beratung. In der neuen Version kann der Verwalter einen eigenen e-Mail Account im System hinterlegen und sobald dieser verfügbar ist erfolgt der Versand der Passwort Information über den Verwalter-Account. So ist eine noch engere Bindung an den Verwalter (Steuerberater) gegeben.

Neue Features für die Datenschutz-App

Wie kann ich die Dokumentation für den Datenschutz rechtskonform erstellen, das war die Frage, die wir uns gestellt haben. Aufgrund der langen Erfahrung zum Thema Datenschutz konnten wir recht schnell ein schlüssiges Konzept erstellen und die Arbeiten an der Alpha-Version haben begonnen.

Folgende Features sind bereits implementiert und werden derzeit intern getestet:

• Hinweise
  Wir erstellen von Zeit zu Zeit Dokumente, die für alle unsere Kunden von Interesse sind. Hier geht es z.B. um die Frage, ob eine Steuerberater für seine Mandanten eine Auftragsverarbeitung (AV) zur Verfügung stellen muss, oder ob man seine Kunden per e-Mail anschreiben darf um über neue Produkte zu informieren. Dies Dokumente stellen wir unseren Kunden in dem neuen Bereich Hinweise zur Verfügung, und sie sind somit Bestandteil der gesamten Datenschutz Dokumentation.
• zusätzliche Dokumentation
  Neben den eigentlichen Verfahren gibt es auch eine Vielzahl von Dokumenten, die zum Thema Datenschutz erstellt werden müssen. Dies beginnt z.B. bei den unterschiedlichen Einwilligungserklärungen, geht über die Anwesenheitslisten für die Datenschutz-Schulungen bis hin zu einer möglichen Dienstanweisung für den Einsatz der EDV. All diese Dokumente sind relevant für den Datenschutz und müssen nachvollziehbar archiviert werden.

Über die nächsten Wochen werden wir weitere Details veröffentlichen, um im März eine Beta-Version der App zum Testen freigeben zu können.

Neue Funktionen für e-Rechnung.

Die Datenschutz-App

Wie kann ich die Dokumentation für den Datenschutz rechtskonform erstellen, das war die Frage, die wir uns gestellt haben. Aufgrund der langen Erfahrung zum Thema Datenschutz konnten wir recht schnell ein schlüssiges Konzept erstellen und die Arbeiten an der Alpha-Version haben begonnen.

Folgende Features sind bereits implementiert und werden derzeit intern getestet:

• In den Voreinstellungen werden die Basis-Daten hinterlegt (Verantwortliche Stelle sowie Geschäftsleitung). Bei jedem Verfahren stehen diese Informationen nun direkt zur Verfügung.
• Zusätzlich können auch die verantwortlichen Stellen für die einzelnen Verfahren (Personalabteilung, IT, etc.) erfasst und beim Verfahren einfach über eine Select-Box eingefügt werden.
• Neben den gesetzlich vorgeschriebenen 8 Positionen in einem Verfahren erfasst die Datenschutz-App 2 weitere Positionen - Dokumentation und die Datenschutzfolgeabschätzung.
• Sobald ein Verfahren geschrieben wurde wird zum einem automatisch das Inhaltsverzeichnis und zum anderen das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vollautomatisch erzeugt. Diese Dokumente werden kontinuierlich fortgeschrieben, sobald Änderungen an den Verfahren durchgeführt werden. Ausserdem wird eine automatische Änderungshistorie für jedes Verfahren erstellt.

Über die nächsten Wochen werden wir weitere Details veröffentlichen um im März eine Beta-Version der App zum testen freigeben zu können.

Der Tresor zieht um

Datenaustausch mit seinen Kunden / Mandanten über eine gesicherte Online-Plattform auf der eigenen Webseite.

Der Tresor ist mittlerweile komplett in die neue (auf Bootstrap basierend) e-Design-Version migriert. Neuerungen werden ab jetzt nur noch in der App-Version implementiert.

Die ersten Kunden sind bereits auf die neue App umgezogen und das Feedback ist sehr positiv. Über die nächsten Monate werden die Kunden schrittweise auf die neue Platform umgezogen. Sobald der Umzug eines Kunden-Mandanten vollzogen ist, wird bei einer Anmeldung im alten Tresor direkt auf eine Seite gesprungen die eine Weiterleitung in das neue System ermöglicht. Ist der gesamte Kunde mit allen seinen Mandanten umgezogen, wird beim Aufruf des Tresors mit dem Agent-Parameter direkt der neue Tresor angesprungen.

SchuVer wird an das neue Bootstrap angepasst

Mit der Schulverwaltung werden die internen Prozesse eines Bildungs-trägers abgebildet. Dies reicht von der Erstellung der Massnahmen (Das System kann derzeit FBW und AVGS Massnahmen abbilden), der Verwaltung der einzelnen Träger mit beliebig vielen Beratern, der Verwaltung der Kunden, der Verwaltung der einzelnen Beratungsgespräche bis hin zur Zahlungsüberwachung. In der Zahlungsüberwachung können die aktuellen Kontoauszüge der Bank eingelesen und den offenen Posten entsprechend zugeordnet werden, so dass jederzeit der Überblick besteht.
Für AVGS-Massnahmen können mit der Schulverwaltung auch direkt die Rechnungen an den Träger erzeugt und versendet werden.
Zusätzlich verfügt das System auch über eine Fehlzeiten-Verwaltung. Hier können alle Fehlzeiten erfasst, mit (gescannten) Entschuldigungen versehen werden. Am Monatsende können dann auf Knopfdruck alle individuellen (bezogen auf den einzelnen Kunden) Fehlzeitenreports als PDF erzeugt werden. Diese können entweder ausgedruckt und per Post oder direkt per e-Mail aus dem System versendet werden.
Neben den bereits genannten Features können Sie mit der Schulverwaltung auch die Raum- bzw. die Dozentenbelegung planen. 
Mit der Raumplanung können Sie die in Ihrem Haus verfügbaren Räume mit der jeweiligen maximalen Kapazität (Sitzplätze, Arbeitsplätze etc.) hinterlegen und dann können Sie die einzelnen Teilnehmer per Drag and Drop einfach den entsprechenden Räumen zuordnen. Die Zuordnung ist jederzeit, auch durch Drag and Drop, wieder veränderbar. Alle neuen Teilnehmer (auf Wunsch auch schon die Interessenten) erscheinen automatisch in einer sog. Teilnehmer-Box und können von hier aus verteilt werden. Ist die Raumplanung für z.B. die kommende Woche abgeschlossen so kann der Raumplan als PDF erzeugt und dann ausgedruckt oder an die Dozenten verteilt werden, damit diese Wissen, wer in den Klassen sitzt. 
Der Dozentenplaner auf der anderen Seite ermöglicht Ihnen Ihre Dozenten im System zu hinterlegen und dann die einzelnen Teilnehmer entsprechend zuzuordnen. So ist sicher gestellt, dass für die individuelle Betreuung der Teilnehmer einzelne Dozenten nicht überlastet werden. Wir beim Raumplaner kann auch der Dozentenplaner jederzeit eine PDF-Datei mit den aktuellen Planungsdaten erzeugen.  

Welche Features werden gerade implementiert:

• Abrechnung 
  Die bestehende Version kann nur zwischen FBW und AVGS unterscheiden. Die neue Version kann auch individuelle Maßnahmen berechnen bzw. abrechnen. Hierzu muss nur angegeben werden, über welchen Zeitraum der Bildungsgutschein gilt sowie die Anzahl der Tage pro Woche, die der Teilnehmer an der Maßname teilnimmt. Mit diesen Angaben errechnet das System nun automatisch einen Bildungsplan und berücksichtigt sogar mögliche Feiertage.

Weitere Informationen folgen.

Die Datenschutz-App

Wie kann ich die Dokumentation für den Datenschutz rechtskonform erstellen, das war die Frage, die wir uns gestellt haben. Aufgrund der langen Erfahrung zum Thema Datenschutz konnten wir recht schnell ein schlüssiges Konzept erstellen und die Arbeiten an der Alpha-Version haben begonnen.

Über die nächsten Wochen werden wir weitere Details veröffentlichen um im März eine Beta-Version der App zum testen freigeben zu können.